نقد و بررسی اجمالی سامانهی مدیریت اسناد سما
سامانهی مدیریت اسناد که به اختصار سما نامیده میشود، سامانهی جامعی برای اسکن، مدیریت و جستجوی اسناد است که در کنار حذف بایگانی فیزیکی اسناد، امکان دسترسی سریعتر و راحتتر به اسناد ذخیرهشده و اطلاعات مهم موجود در آنها را فراهم مینماید.
سما با تکنولوژی ASP.net و #C ایجاد شده است بنابراین انعطافپذیری بالایی دارد و میتوان مستقل از سیستم عامل و مرورگر از امکانات آن بهره برد ضمن این که استفاده از بوتاسترپ 3.3.7 و واکنشگرابودن (Responsive) این امکان را فراهم میکند که بتوان از آن در هر دستگاهی با هر اندازهی صفحهی نمایشی (کامپیوتر، لپ تاپ، تبلت، تلفن همراه و ...) استفاده کرد.
از سما میتوانید برای اسکن و مدیریت اطلاعات مشترکین، اشخاص، پرسنل، قراردادها، اسناد حقوقی و ... استفاده کنید. همچنین سما میتواند جایگزین کاملی برای نرمافزار قدیمی Hummingbird dm (هامینگبرد) باشد.
مزایا و ویژگیهای کلیدی سامانه مدیریت اسناد سما:
- مدیریت انعطافپذیر اطلاعات
- امکان قفلگذاری مدارک در هنگام ویرایش آنها
- امکان تعریف مدتزمان قفلبودن مدرک برای برداشتن قفل پس از سپریشدن زمان مشخصشده به صورت خودکار
- امکان ثبت اطلاعات مهم سند در قالب فیلدهای از پیش تعریفشده
- امکان تعریف تعداد نامحدود فیلد از انواع متن، متن عددی، عدد، تاریخ شمسی، تاریخ میلادی، انتخابی و بیت
- امکان تعریف اطلاعات پایه برای استفاده در فیلدهای از نوع انتخابی، برای مثال: جنسیت که شامل مقادیر زن و مرد است.
- امکان جستجوی پیشرفته اطلاعات با توجه به فیلترهای واردشده
- امکان ایجاد حوزههای مختلف در نرمافزار برای جداکردن اسناد، کاربران و دسترسیها، برای مثال حوزههای مالی، مشترکین، آموزش و ...
- ثبت تاریخچهی تغییرات فیلدها و تصاویر سند
- ذخیره امن اطلاعات اسکنشده و عدم دسترسی مستقیم کاربران به اطلاعات
- امکان ایجاد بخش گزارشها بسته به نیاز مشتری و تولید گزارشهای مورد نیاز
- امکان انتقال اطلاعات از نرمافزارهای قدیمیتر نظیر همینگبرد، فایلرپرو و ویستا
- امکان دسترسی به سامانه از طریق اینترنت و خارج از سازمان
- امکان استفاده از سامانه بدون محدودیت اندازهی صفحهی نمایش در تلفن همراه، تبلت و ...
- امکان جستجو در محتوای اسناد اسکنشده با توجه به مقادیر فیلدهای سند
- امکان ایجاد اسناد مختلف وابسته به یک موجودیت خاص و ارتباطدادن آنها به یکدیگر، برای مثال سند اطلاعات اشتراک، سند کپی شناسنامه، سند کپی سند ملکی و موارد دیگر که با هم مرتبط هستند.
- امکان اسکن مدارک بدون وابستگی به سیستم عامل یا مرورگر خاص. توجه داشته باشید که اغلب نرمافزارهای تحت وب برای اسکن، وابسته به مرورگر اینترنت اکسپلورر هستند مانند اتوماسیون اداری فرزین
- عدم انتقال تصاویر اسکنشده به کامپیوتر کاربر و افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات. توجه داشته باشید که در نرمافزارهای تحت ویندوز، نمایش تصاویر پس از انتقال موقت آنها به کامپیوتر کاربر انجام میشود مانند همینگبرد (hummingbird dm)
- جلوگیری از ذخیره تصاویر اسکنشده با حجم بالا با اعمال تنظیمات مناسب به صورت پیشفرض برای اسکنر
